Administrarea documentelor de personal este o parte esențială a oricărei companii, asigurând legalitatea relațiilor de muncă și o structură clară a interacțiunilor dintre angajator și angajați. Cu toate acestea, în practică apare adesea întrebarea: cine anume trebuie să se ocupe de întocmirea documentelor de personal? Această dilemă este frecvent întâlnită în întreprinderile mici și mijlocii, unde resursele limitate duc la comasarea funcțiilor, iar activitatea de resurse umane ajunge adesea în sarcina contabilului. Un astfel de cumul generează numeroase dificultăți.
Responsabilitățile contabilului
Mulți angajatori consideră eronat că un contabil poate „prelua” și sarcinile din domeniul resurselor umane, având în vedere că oricum se ocupă de calculul salariilor, al concediilor și al impozitelor. În realitate, activitatea contabilului este limitată la aspectele financiare: calculul salariilor, al concediilor plătite, al compensațiilor și al altor plăți. Toate aceste operațiuni se bazează pe documente de personal.
Dacă ordinele, cererile sau pontajele conțin erori, contabilul nu va putea realiza corect calculele. Astfel, contabilul depinde de calitatea datelor furnizate de către departamentul de HR, dar nu este responsabil pentru întocmirea inițială a acestora.
Dacă ordinele, cererile sau pontajele conțin erori, contabilul nu va putea realiza corect calculele. Astfel, contabilul depinde de calitatea datelor furnizate de către departamentul de HR, dar nu este responsabil pentru întocmirea inițială a acestora.
Responsabilitățile specialistului HR
Responsabilitatea pentru întocmirea documentelor de angajare, transfer, încetare a contractului, gestionarea dosarelor personale, monitorizarea termenelor contractelor și concediilor, precum și pentru conformitatea tuturor actelor cu legislația muncii revine specialistului în resurse umane (HR).
Acesta este cel care organizează structura de personal, urmărește modificările legislative și comunică direct cu angajații în ceea ce privește relațiile de muncă. Contabilul poate oferi suport în partea de calcul, dar nu trebuie să se ocupe de administrarea documentației de personal.
Acesta este cel care organizează structura de personal, urmărește modificările legislative și comunică direct cu angajații în ceea ce privește relațiile de muncă. Contabilul poate oferi suport în partea de calcul, dar nu trebuie să se ocupe de administrarea documentației de personal.
De ce nu este recomandat cumulul de funcții
Dacă responsabilitățile nu sunt clar delimitate, compania riscă să se confrunte cu diverse probleme: de la ordine întârziate și calcule incorecte, până la controale și sancțiuni din partea autorităților.
În plus, angajații care îndeplinesc mai multe roluri simultan sunt suprasolicitați, își pierd concentrarea și scade calitatea muncii lor de bază.
În final, are de suferit nu doar calitatea documentelor, ci întregul proces de administrare a personalului.
În plus, angajații care îndeplinesc mai multe roluri simultan sunt suprasolicitați, își pierd concentrarea și scade calitatea muncii lor de bază.
În final, are de suferit nu doar calitatea documentelor, ci întregul proces de administrare a personalului.
Cum se poate organiza un sistem eficient
Distribuirea clară a sarcinilor între HR și contabilitate este un pas important spre stabilitate. Fiecare specialist trebuie să se ocupe de activitățile ce țin de domeniul său de competență.
Este necesară o comunicare bine stabilită între departamente, introducerea unor șabloane standardizate și elaborarea unor proceduri clare.
Dacă este nevoie, poate fi implicat un consultant extern care să ajute la organizarea sistemului și să realizeze un audit al proceselor existente.
Este necesară o comunicare bine stabilită între departamente, introducerea unor șabloane standardizate și elaborarea unor proceduri clare.
Dacă este nevoie, poate fi implicat un consultant extern care să ajute la organizarea sistemului și să realizeze un audit al proceselor existente.
Cum vă putem ajuta
Compania FlagMAN-D oferă asistență profesionistă în organizarea administrării de personal. Ajutăm companiile să construiască o structură clară de colaborare între departamentul financiar și cel de resurse umane, să minimizeze riscurile și să asigure conformitatea cu legislația muncii.
Dacă doriți ca toate procesele din compania dumneavoastră să fie transparente și ușor de gestionat – contactați-ne, iar noi vom găsi soluția potrivită pentru afacerea dumneavoastră.