Blogul FlagMAN-D

Restabilirea evidenței contabile în Moldova: ce trebuie să faci dacă evidența nu a fost ținută sau a fost ținută cu erori

Atunci când contabilitatea nu a fost ținută o perioadă îndelungată, operațiunile au fost reflectate doar parțial sau rapoartele au fost depuse cu erori, problema pare aproape întotdeauna mai mare decât este în realitate. Cu cât businessul amână mai mult punerea lucrurilor în ordine, cu atât este mai mare probabilitatea unor recalculări fiscale suplimentare, amenzi, litigii privind decontările și erori de management în cadrul companiei.

Conform Legii nr. 287/2017 “Privind contabilitatea și raportarea financiară”, contabilitatea în Moldova trebuie ținută continuu, în baza documentelor primare, cu reflectarea tuturor faptelor economice și cu întocmirea ulterioară a rapoartelor financiare. Restabilirea evidenței contabile reprezintă o activitate juridică și financiară completă pentru aducerea afacerii în conformitate cu această legislație.

Acest lucru este deosebit de relevant în trei situații tipice: dacă evidența contabilă nu a fost ținută deloc, dacă a fost ținută formal și cu erori semnificative sau dacă societatea nu a depus rapoartele fiscale și financiare obligatorii. În toate cazurile, obiectivul este același: restabilirea bazei documentare, recrearea imaginii reale a operațiunilor, corectarea datelor contabile, recalcularea taxelor și aducerea raportării într-o stare corespunzătoare.

De unde începe restabilirea contabilității

Diagnosticarea: înțelegerea amplorii problemei

Primul pas este diagnosticarea. Este necesar să se înțeleagă pentru ce perioadă evidența lipsește sau este denaturată, ce documente s-au păstrat, ce taxe sunt potențial afectate, dacă există operațiuni de casă, tranzacții bancare, datorii față de furnizori, angajați și buget. Fără această imagine, este imposibil să fie construit corect procesul de restabilire. Adesea, exact în această etapă se constată că unele operațiuni au fost reflectate, dar logica circuitului documentelor a fost încălcată, lipsesc documentele justificative sau anumite obligații fiscale nu au fost închise.

Restabilirea documentelor primare

Legea nr. 287/2017 prevede că evidența contabilă trebuie să se bazeze pe documente primare care confirmă realizarea faptelor economice. Aceasta înseamnă că restabilirea începe anume cu baza documentară: contracte, acte, facturi, extrase bancare, documente de casă, documente de personal, calcule salariale, facturi fiscale și alte dovezi ale operațiunilor.

Dacă o parte dintre documente s-au pierdut, acestea trebuie restabilite prin intermediul contrapărților, al băncii, arhivelor interne și sistemelor electronice. Până când baza documentară nu este restabilită, contabilitatea rămâne vulnerabilă – orice cifre din evidență sunt slab protejate din punctul de vedere al unui control fiscal.

De ce nu este suficientă depunerea rapoartelor retroactiv

Una dintre cele mai frecvente greșeli este încercarea de a rezolva rapid problema doar prin depunerea declarațiilor omise. Formal, acest lucru poate crea impresia că situația a fost corectată, însă esența problemei rămâne. Raportarea fiscală trebuie să se bazeze pe date corecte ale evidenței contabile și fiscale. Dacă înainte nu sunt restabilite operațiunile, soldurile, decontările cu contrapărțile, taxele, salariile și TVA-ul, declarațiile depuse pot fixa deja cifre eronate – iar ulterior va trebui corectată atât contabilitatea, cât și rapoartele deja prezentate.

Ordinea corectă este întotdeauna inversă:

  1. Analiza și restabilirea datelor primare
  2. Verificarea decontărilor cu contrapărțile, taxelor și salariilor
  3. Pregătirea și depunerea rapoartelor

O astfel de abordare reduce riscul muncii duble și diminuează probabilitatea unor noi erori. Acest lucru este deosebit de important în companiile unde într-o anumită perioadă s-au schimbat mai mulți contabili sau unde o parte dintre documente au fost întocmite necorespunzător.

Cum se corectează erorile în contabilitate

Standardul Național de Contabilitate „Politici contabile, modificări ale estimărilor contabile, erori și evenimente ulterioare” reglementează direct procedura de alegere și aplicare a politicilor contabile, modificarea estimărilor și corectarea erorilor. Standardul este elaborat în baza Directivelor UE și IFRS (IAS) 8 și stabilește modul în care trebuie corectate erorile și reflectate aceste corectări în evidența contabilă și raportarea financiară. Aceasta înseamnă că erorile pot și trebuie corectate sistemic, nu prin modificări manuale fără logică și justificare documentară.

Din ce constă în practică corectarea eroril

În practică, corectarea erorilor include aproape întotdeauna mai multe niveluri de lucru:

  • Determinarea perioadei erorii – asupra a ce a influențat: venituri, cheltuieli, solduri de stocuri, decontări TVA, salarii, datorii, amortizare, casă, calculul impozitului pe profit.
  • Formarea înregistrărilor contabile de corectare – cu restabilirea relației cauză-efect dintre documente, înregistrări și raportare.
  • Recalcularea consecințelor fiscale – și evaluarea necesității modificării declarațiilor și rapoartelor financiare depuse anterior.

Cu cât eroarea este mai veche, cu atât este mai important nu doar să fie corectată cifra, ci să fie restabilită complet logica: document – înregistrare contabilă – raport.

Dacă rapoartele nu au fost depuse: ce trebuie făcut

Dacă societatea nu a depus rapoartele fiscale, trebuie acționat fără amânare. Codul fiscal al Republicii Moldova (articolul 188) prevede dreptul contribuabilului de a prezenta raportare fiscală corectată dacă raportarea depusă anterior conținea o eroare sau o omisiune. Acest drept se aplică atât în cazurile în care rapoartele au fost depuse cu erori, cât și în situațiile în care după restabilirea contabilității devine clar că indicatorii anteriori trebuie modificați.

Procedura în cazul lipsei totale a raportării

Dacă rapoartele nu au fost depuse deloc, algoritmul este următorul:

  1. Determinarea listei complete a formularelor și perioadelor omise
  2. Restabilirea datelor contabile pentru fiecare perioadă
  3. Pregătirea și depunerea raportărilor restante

În anumite cazuri va fi necesară depunerea nu doar a formularelor fiscale, ci și a rapoartelor financiare. Rapoartele financiare sunt depuse conform Legii nr. 287/2017 și SNC „Prezentarea situațiilor financiare”, iar formularele depind de categoria întreprinderii. Sarcina în procesul de restabilire este închiderea întregului set de raportări obligatorii care trebuiau prezentate pentru perioadele respective.

De ce inventarierea este o parte obligatorie a restabilirii evidenței

Atunci când evidența nu a fost ținută sau a fost ținută cu erori, nu este suficient să se ia în considerare doar documentele. Este necesară confirmarea a ceea ce există efectiv în companie la momentul restabilirii: mărfuri, materii prime, mijloace fixe, numerar, creanțe și datorii. Pentru aceasta se efectuează inventarierea.

În Moldova, procedura inventarierii este reglementată prin Ordinul Ministerului Finanțelor nr. 60/2012, care aprobă Regulamentul privind inventarierea. Conducătorul este obligat să emită un ordin privind efectuarea acesteia și să desemneze o comisie. Tocmai prin inventariere compania obține punctul de referință pentru restabilirea soldurilor și compararea existenței faptice cu datele contabile.

Acest lucru este deosebit de important pentru companiile cu activități comerciale, depozite, producție, operațiuni de casă sau un volum mare de bunuri materiale. Fără inventariere, restabilirea contabilității poate rămâne formală: documentele vor fi colectate, înregistrările contabile formate, însă imaginea reală a activelor și obligațiilor va rămâne neverificată – iar acesta este un risc pentru noi denaturări în perioadele următoare.
Oferim suport pentru restabilirea evidenței contabile, punerea în ordine a documentelor, recalcularea taxelor și depunerea raportării corecte în conformitate cu legislația Republicii Moldova. Construim un sistem de evidență funcțional pentru a evita pe viitor erorile și pretențiile din partea autorităților fiscale.

Cine răspunde pentru haosul din contabilitate

Mulți conducători consideră că doar contabilul este responsabil pentru problemele din contabilitate. Însă legislația moldovenească pornește de la o altă logică: responsabilitatea pentru organizarea contabilității aparține conducerii companiei. Legea nr. 287/2017 stabilește obligația entității de a organiza contabilitatea și de a asigura ținerea acesteia conform cerințelor stabilite. Prin urmare, schimbarea contabilului nu elimină de la sine riscurile pentru director sau proprietar – dacă evidența a fost neglijată, compania va trebui să corecteze consecințele.

Din acest motiv, restabilirea evidenței este mai bine să fie privită ca un proiect de management. Aici este important să fie restabilit controlul: să se înțeleagă ce obligații față de buget există deja, ce rapoarte trebuie corectate, unde există riscuri privind TVA-ul, impozitul pe profit, salariile – și ce procese interne au permis apariția acestei situații. Dacă motivele nu sunt eliminate, chiar și după restabilire haosul va reveni.

Cum să organizezi corect procesul de restabilire: plan pas cu pas

În practică, activitatea se construiește în următoarea ordine:

  1. Colectarea și sistematizarea documentelor primare – contracte, acte, facturi, extrase, documente de casă, documente de personal
  2. Inventarierea și verificarea soldurilor – confirmarea existenței efective a activelor și obligațiilor
  3. Restabilirea înregistrărilor contabile pe perioade — formarea înregistrărilor corecte pe baza documentelor primare
  4. Recalcularea taxelor – TVA, impozit pe profit, impozit pe venit, contribuții salariale
  5. Pregătirea corectărilor și depunerea raportărilor omise sau corectate – conform cerințelor Codului fiscal și Legii nr. 287/2017

După aceasta, este obligatorie organizarea evidenței curente regulate: stabilirea responsabililor, organizarea circuitului documentelor, controlul termenelor, păstrarea documentelor și procedura de pregătire a rapoartelor. În caz contrar, restabilirea va deveni doar o soluție temporară.

Concluzie

Dacă evidența contabilă nu a fost ținută, a fost ținută parțial sau conține erori – soluționarea problemei nu trebuie amânată. Legea cere ținerea continuă a evidenței, în baza documentelor primare, cu aplicarea standardelor naționale de contabilitate și cu prezentarea obligatorie a raportării financiare și fiscale.

Erorile pot fi corectate, raportările pot fi ajustate, iar contabilitatea poate fi restabilită. Însă acest lucru trebuie făcut consecutiv și profesionist: de la documente și inventariere la înregistrări contabile, de la înregistrări la taxe, de la taxe la raportare. Cu cât compania începe mai devreme acest proces, cu atât este mai mic riscul acumulării sancțiunilor, sumelor litigioase și haosului managerial.
2026-05-29 14:00 Contabilitate Taxe