Blogul FlagMAN-D

Contabilitatea pentru ONG-uri în Moldova: particularități ale evidenței pentru asociații, AO și fundații

Contabilitatea unei organizații necomerciale din Moldova diferă de evidența unei companii obișnuite. ONG-urile au un alt scop al activității, alte surse de finanțare și o logică specifică de reflectare a veniturilor și cheltuielilor. Dacă, în cazul unui SRL, evidența este concentrată în jurul vânzărilor, costurilor și profitului, pentru o asociație, organizație obștească sau fundație devin esențiale finanțarea cu destinație specială, granturile, donațiile, cotizațiile de membru, proiectele și confirmarea faptului că mijloacele au fost utilizate conform destinației.

În practică, tocmai aici apar frecvent erori. Organizația primește un grant, dar nu separă cheltuielile pe proiecte. Colectează donații, dar nu documentează destinația acestora. Achită salarii din bugetul unui proiect, dar nu le corelează cu bugetul aprobat. Drept urmare, chiar și în cazul unei activități desfășurate cu bună-credință, pot apărea riscuri în raport cu donatorii, autoritățile fiscale sau membrii organizației.

În continuare, explicăm cum este organizată contabilitatea pentru ONG-uri în Moldova în anul 2026, ce particularități trebuie să ia în considerare asociațiile, organizațiile obștești, AO și fundațiile, ce rapoarte trebuie prezentate și de ce transparența proceselor financiare este deosebit de importantă pentru sectorul necomercial.

Ce se consideră ONG în Moldova

O organizație necomercială este o persoană juridică a cărei activitate nu are drept scop obținerea profitului și distribuirea veniturilor între fondatori, membri, angajați sau alte persoane afiliate.

Aceasta nu înseamnă însă că un ONG nu poate obține venituri. Organizația poate primi finanțări, granturi, donații, cotizații de membru, venituri din evenimente sau chiar poate desfășura activități economice, dacă acestea sunt legate de scopurile statutare.

În Moldova, organizațiile necomerciale pot fi constituite sub diferite forme. În practică, cele mai frecvente sunt:

asociațiile;
asociațiile obștești / AO;
fundațiile;
instituțiile private;
alte forme de organizații necomerciale prevăzute de legislația specială.

Principala diferență dintre un ONG și o companie comercială nu constă în absența banilor, ci în scopul utilizării acestora. Mijloacele trebuie direcționate către realizarea misiunii statutare, proiectelor, programelor și altor obiective necomerciale sau de utilitate publică.

Prin ce diferă contabilitatea ONG-urilor de contabilitatea unei companii comerciale

Contabilitatea unui ONG nu este construită în jurul profitului proprietarilor, ci în jurul surselor de finanțare și modului în care acestea sunt utilizate.

Pentru o companie comercială, întrebarea principală este: cât a câștigat compania, ce cheltuieli a suportat și care este rezultatul financiar obținut.

Pentru un ONG, întrebarea este diferită: ce mijloace au fost primite, în ce scop au fost acordate, cum au fost utilizate și poate organizația să confirme utilizarea lor conform destinației.

De aceea, în contabilitatea ONG-urilor au o importanță deosebită:

granturile;
donațiile;
cotizațiile de membru;
finanțarea cu destinație specială;
bugetele proiectelor;
cheltuielile aferente programelor;
cheltuielile administrative;
soldurile mijloacelor neutilizate;
obligațiile față de donatori;
raportarea pe proiecte.

Dacă organizația primește finanțare pentru un anumit proiect, aceste mijloace nu trebuie amestecate cu alte încasări fără o evidență analitică clară. Contabilitatea trebuie să arate cât s-a primit pentru fiecare proiect, cât s-a utilizat, pentru ce categorii bugetare și ce sold a rămas la data raportării.

Principalele surse de finanțare ale ONG-urilor

Un ONG din Moldova poate avea mai multe surse de venituri. Fiecare dintre acestea trebuie clasificată corect în evidența contabilă.

Printre cele mai frecvente surse se numără:

cotizațiile de membru;
taxele de aderare;
donațiile persoanelor fizice și juridice;
granturile acordate de organizații internaționale;
finanțarea din partea autorităților publice centrale sau locale;
sponsorizările;
veniturile din evenimente caritabile;
veniturile din activități economice legate de scopurile statutare;
dobânzile, diferențele de curs valutar și alte venituri financiare.

Fiecare sursă poate avea propriile condiții de utilizare. De exemplu, cotizațiile de membru pot fi utilizate pentru activitatea generală a organizației, în timp ce un grant poate fi folosit doar pentru un proiect concret și numai în limitele bugetului aprobat. O donație poate fi fără destinație specială sau poate avea o destinație precisă, dacă donatorul a indicat scopul utilizării.

De aceea, pentru un ONG este important nu doar să înregistreze încasarea, ci și să determine corect natura economică a acesteia.

Finanțarea cu destinație specială: elementul-cheie al contabilității ONG-urilor

Finanțarea cu destinație specială este unul dintre elementele de bază ale contabilității ONG-urilor. Aceasta reprezintă mijloace primite pentru realizarea unui anumit program, proiect, obiectiv sau eveniment.

De exemplu, o organizație poate primi un grant pentru un proiect educațional, o campanie pentru protecția drepturilor, o inițiativă de mediu, sprijinirea grupurilor social vulnerabile sau realizarea unui studiu. Într-o astfel de situație, evidența contabilă trebuie să demonstreze că banii au fost utilizați efectiv în limitele obiectivelor aprobate.

În acest scop, este important ca evidența să fie ținută pe proiecte și categorii bugetare. Ideal, pentru fiecare proiect ar trebui să poată fi identificate rapid:

valoarea finanțării primite;
data primirii mijloacelor;
donatorul sau sursa finanțării;
categoriile de cheltuieli permise;
cheltuielile efective;
soldul mijloacelor;
obligațiile de raportare față de donator.

Dacă organizația implementează simultan mai multe proiecte, fără evidență analitică apare rapid riscul de confuzie. O cheltuială poate fi justificată în sine, dar dacă este atribuită unui proiect greșit sau nu corespunde bugetului grantului, donatorul poate solicita explicații suplimentare.

Granturi și donații: cum pot fi evitate erorile

Granturile și donațiile sunt adesea percepute drept „încasări neimpozabile”, însă această abordare este prea simplificată. Pentru un ONG este important să poată demonstra nu doar faptul că a primit mijloacele, ci și destinația acestora, condițiile de utilizare și legătura cu activitatea statutară.

Pentru o evidență sigură a granturilor și donațiilor este necesar să fie păstrate:

contractele de finanțare;
scrisorile sau deciziile donatorilor;
documentele de plată;
bugetele proiectelor;
actele, facturile și documentele aferente cheltuielilor;
deciziile interne ale organizației;
rapoartele prezentate donatorilor;
dovezile privind desfășurarea activităților.

Dacă o donație este primită fără indicarea destinației, organizația trebuie să stabilească modul în care aceasta va fi utilizată în cadrul activității statutare. Dacă destinația este indicată, cheltuirea mijloacelor trebuie să respecte scopul stabilit.

O atenție deosebită trebuie acordată cheltuielilor în numerar, cheltuielilor de reprezentare, deplasărilor, achiziției de echipamente și plăților către persoane fizice. Aceste operațiuni necesită cel mai frecvent documente justificative suplimentare.

Poate un ONG să desfășoare activitate economică

Un ONG nu este creat în scopul distribuirii profitului, însă poate desfășura activitate economică dacă aceasta nu contravine legislației și este legată de scopurile statutare ale organizației.

De exemplu, o asociație poate organiza cursuri, poate publica materiale metodologice, poate presta servicii legate de misiunea sa sau poate implementa proiecte care presupun participare contra cost. Totuși, veniturile obținute din această activitate nu trebuie distribuite între fondatori sau membrii organizației. Ele trebuie direcționate către realizarea obiectivelor organizației.

Din punct de vedere contabil, este recomandat ca activitatea economică să fie separată de activitatea finanțată prin granturi și proiecte. Acest lucru ajută la determinarea corectă a veniturilor, cheltuielilor și consecințelor fiscale și previne amestecarea fluxurilor comerciale cu cele necomerciale.

Dacă ONG-ul începe să desfășoare activitate economică în mod regulat, este recomandată evaluarea din timp a obligațiilor fiscale, a riscurilor privind TVA, a modului de întocmire a contractelor și a impactului acestei activități asupra statutului organizației.

Pentru întrebări privind regimul fiscal și posibilele riscuri, puteți apela la specialiștii FlagMAN-D pentru consultanță fiscală în Moldova.

Impozitarea ONG-urilor: când veniturile pot fi scutite de impozit

ONG-urile din Moldova pot beneficia de un regim fiscal special dacă respectă condițiile prevăzute de Codul fiscal. Este important de înțeles că simplul statut de organizație necomercială nu înseamnă automat scutirea tuturor veniturilor de impozitare în orice situație.

Pentru organizațiile necomerciale, regula esențială nu constă în aplicarea unei cote reduse distincte, ci în posibilitatea scutirii de impozitul pe venit. Dacă organizația respectă cerințele articolului 52 din Codul fiscal, utilizează mijloacele în cadrul scopurilor statutare și nu distribuie veniturile în beneficiul fondatorilor, membrilor organizației, angajaților sau persoanelor afiliate, veniturile respective pot fi scutite de impozitul pe venit.

Dacă însă ONG-ul obține venituri din activități care nu sunt legate de scopurile statutare, utilizează mijloacele contrar destinației sau încalcă condițiile de aplicare a scutirii, pot apărea obligații fiscale. În acest caz, veniturile pot fi impozitate conform regulilor generale aplicabile tipului respectiv de venit sau activitate.

Separat, este important de reținut că scutirea de impozitul pe venit nu anulează alte obligații fiscale. Dacă ONG-ul achită salarii, onorarii, remunerații sau alte venituri persoanelor fizice, acesta este obligat să calculeze, să rețină și să achite impozitele salariale, contribuțiile de asigurări sociale, primele de asigurare medicală și alte plăți obligatorii prevăzute de legislație. De asemenea, un ONG poate avea obligații privind TVA dacă desfășoară operațiuni care intră sub incidența normelor respective de impozitare.

Prin urmare, pentru o organizație necomercială este important ca evidența să permită confirmarea în orice moment a:

sursei încasării;
destinației mijloacelor;
legăturii cheltuielilor cu activitatea statutară;
faptului că veniturile nu sunt distribuite în beneficiul persoanelor private;
respectării condițiilor contractuale și legislative;
impozitării corecte a plăților către angajați, consultanți și contractanți.

Mai multe informații despre disciplina fiscală și consecințele nerespectării termenelor de raportare puteți găsi în articolul: Când trebuie să depun rapoartele fiscale și ce se întâmplă dacă ratez termenul?.

Salarii, contracte și plăți către persoane fizice

Multe ONG-uri lucrează cu echipe mici, specialiști implicați în proiecte, voluntari, consultanți și experți externi. Acest lucru generează o serie de particularități contabile.

Dacă o persoană activează în calitate de angajat, trebuie încheiat un contract individual de muncă, calculat salariul, reținute impozitele și contribuțiile și întocmită documentația de personal. Dacă specialistul este contractat în baza unui contract civil, este important să fie definite corect obiectul contractului, volumul serviciilor, actele de prestare și regimul fiscal aplicabil plăților.

Erorile în această zonă pot avea consecințe importante: o plată către o persoană fizică documentată incorect poate genera întrebări din partea autorităților fiscale, donatorului sau auditorului proiectului.

De asemenea, trebuie delimitate clar salariile, onorariile, compensarea cheltuielilor, indemnizațiile pentru deplasări și rambursările de costuri. Fiecare categorie necesită propriile documente justificative.

Dacă organizația are angajați, este importantă nu doar evidența contabilă, ci și administrarea corectă a documentației de personal. FlagMAN-D oferă servicii de administrare a documentației de personal în Moldova: întocmirea contractelor individuale de muncă, ordinelor, dosarelor personale ale angajaților și altor documente HR.

Raportarea financiară a ONG-urilor

Organizațiile necomerciale sunt obligate să țină evidența contabilă și să întocmească situațiile financiare în conformitate cu regulile aplicabile. Pentru ONG-uri sunt prevăzute forme specifice de raportare financiară, care diferă de formularele standard utilizate de companiile comerciale.

Situațiile financiare ale ONG-urilor trebuie să reflecte nu doar activele și datoriile, ci și sursele de finanțare, fondurile, mijloacele cu destinație specială, veniturile și cheltuielile aferente activității organizației.

În mod obișnuit, este important ca raportarea să reflecte corect:

soldurile mijloacelor bănești;
încasările cu destinație specială;
mijloacele utilizate;
creanțele și datoriile;
mijloacele fixe și alte active;
fondurile organizației;
rezultatul activității pentru perioada de raportare.

Chiar dacă organizația este mică și nu desfășoară activitate comercială intensă, obligația de evidență și raportare se menține. Lipsa operațiunilor nu înseamnă că cerințele de raportare pot fi ignorate.

Raportarea către donatori

Pentru ONG-uri, raportarea către donatori este adesea la fel de importantă ca raportarea către autoritățile publice. Donatorul poate solicita un raport financiar separat pentru proiect, documente justificative, rapoarte privind achizițiile, salariile, cofinanțarea sau chiar auditarea proiectului.

Contabilitatea trebuie organizată astfel încât raportul către donator să poată fi pregătit fără reconstruirea manuală a datelor pentru întreaga perioadă a proiectului.

În acest scop, se recomandă:

ținerea unei evidențe analitice separate pentru fiecare proiect;
corelarea structurii evidenței cu bugetul grantului;
păstrarea documentelor justificative pentru fiecare categorie de cheltuieli;
documentarea realocărilor bugetare doar atunci când există aprobarea donatorului;
monitorizarea termenelor de raportare financiară;
pregătirea din timp a documentelor pentru auditul proiectului.

Dacă donatorul solicită raportarea într-o anumită valută, trebuie gestionate separat diferențele de curs valutar și regulile de conversie. Acest aspect este deosebit de relevant în cazul granturilor internaționale.

TVA și alte riscuri fiscale

Un ONG poate avea obligații privind TVA dacă desfășoară activități care intră sub incidența regulilor de înregistrare și impozitare aplicabile. În același timp, nu trebuie presupus că statutul necomercial scutește automat organizația de toate obligațiile fiscale.

Aspectele legate de TVA pot apărea atunci când organizația:

prestează servicii contra plată;
vinde bunuri sau materiale;
percepe taxe pentru participarea la evenimente;
importă servicii;
primește finanțare care, în esență, este legată de prestarea unor servicii;
desfășoară activitate economică în mod permanent.

Fiecare situație trebuie analizată separat. Este important să se determine dacă o încasare reprezintă o donație, un grant, plata pentru un serviciu sau compensarea unor cheltuieli. De această calificare pot depinde consecințele fiscale.

Mai multe informații despre TVA puteți găsi în articolul FlagMAN-D: Noul plafon de TVA în Moldova din 1 martie 2026: ce s-a schimbat pentru afaceri.

Erori frecvente în contabilitatea ONG-urilor

Cele mai frecvente erori în evidența ONG-urilor sunt legate de lipsa unui sistem clar.

Printre problemele întâlnite frecvent se numără:

încasările nu sunt separate pe proiecte;
mijloacele din granturi sunt amestecate cu fondurile generale ale organizației;
cheltuielile nu corespund bugetului aprobat;
lipsesc documentele primare;
nu sunt întocmite actele și contractele cu consultanții;
plățile către persoane fizice sunt efectuate fără o evaluare fiscală corectă;
nu există evidență analitică a cotizațiilor de membru;
lipsesc deciziile interne privind utilizarea mijloacelor;
raportarea către donator este pregătită manual în ultimul moment;
evidența nu arată soldul real pentru fiecare proiect.

Pentru un ONG, astfel de erori pot fi deosebit de riscante. Ele influențează nu doar obligațiile fiscale, ci și încrederea donatorilor, reputația organizației și posibilitatea de a obține finanțare în viitor.

Cum trebuie organizată corect contabilitatea unui ONG

Pentru ca evidența unui ONG să fie transparentă și sustenabilă, este important ca sistemul să fie construit corect încă de la început.

Se recomandă:

aprobarea politicilor contabile;
separarea mijloacelor pe proiecte și surse de finanțare;
ținerea evidenței analitice pentru granturi, donații și cotizații de membru;
controlul corespunderii cheltuielilor cu scopurile statutare;
păstrarea unui set complet de documente primare;
verificarea periodică a soldurilor pe proiecte;
pregătirea din timp a raportării către donatori;
monitorizarea obligațiilor fiscale;
asigurarea unei comunicări eficiente între contabilitate, managerii de proiect și administrația organizației.

O contabilitate bine organizată pentru un ONG nu înseamnă doar prezentarea rapoartelor. Este și un instrument de management: conducerea poate vedea ce proiecte sunt finanțate, ce cheltuieli au fost deja suportate, ce obligații au rămas și ce riscuri trebuie gestionate.

FlagMAN-D oferă servicii contabile în Moldova și ajută organizațiile să construiască procese financiare clare, transparente și conforme cu cerințele legislației.

FAQ despre contabilitatea ONG-urilor

ONG-ul trebuie să prezinte situații financiare dacă nu a desfășurat activitate?

De regulă, obligația de raportare se menține chiar și în lipsa unei activități active. Într-o astfel de situație, este important să fie verificat statutul organizației, formele de raportare aplicabile și existența obligațiilor față de autoritățile fiscale și statistice.

Cum se contabilizează un grant într-un ONG?

Grantul trebuie evidențiat cu raportare la sursa finanțării, proiect, buget și condițiile contractului. Cheltuielile aferente grantului trebuie confirmate prin documente primare și trebuie să corespundă obiectivelor finanțării.

Pot fi achitate salariile dintr-un grant?

Da, dacă acest lucru este prevăzut în bugetul proiectului și în condițiile contractului cu donatorul. În același timp, salariile trebuie documentate în conformitate cu legislația muncii, fiscală și contabilă.

Este necesar ca ONG-ul să aibă un cont bancar separat pentru fiecare proiect?

Legea nu impune neapărat un cont separat pentru fiecare proiect în toate situațiile, însă donatorul poate stabili o astfel de condiție. Chiar dacă nu este deschis un cont separat, evidența analitică pentru fiecare proiect este necesară pentru controlul intern.

Ce este mai important pentru un ONG: raportarea fiscală sau raportarea către donator?

Ambele sunt importante. Raportarea către stat confirmă respectarea cerințelor legale, iar raportarea către donator confirmă utilizarea corectă a finanțării. Erorile în oricare dintre aceste domenii pot genera riscuri.

Concluzie

Contabilitatea pentru ONG-uri în Moldova necesită o abordare specifică. Asociațiile, AO, fundațiile și alte organizații necomerciale nu activează în scopul distribuirii profitului, ci pentru realizarea obiectivelor statutare. Din acest motiv, evidența contabilă trebuie să arate nu doar banii existenți în cont, ci și proveniența, destinația, utilizarea și soldul acestora pentru fiecare proiect.

O evidență organizată corect ajută ONG-urile să respecte legislația, să îndeplinească cerințele donatorilor, să evite riscurile fiscale și să păstreze încrederea partenerilor. Este deosebit de important să existe o evidență analitică pentru granturi, donații, cotizații de membru, salarii și cheltuieli de proiect.

Dacă organizația dumneavoastră are nevoie de suport în ținerea contabilității, restabilirea evidenței, pregătirea rapoartelor sau gestionarea contabilă a proiectelor finanțate prin granturi, specialiștii FlagMAN-D vă pot ajuta să construiți un sistem de evidență transparent și fiabil.

FlagMAN-D

2026-08-14 11:50 Contabilitate